METROPEKALONGAN.COM, Pekalongan – Sebanyak 30 organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota (Pemkot) Pekalongan, masih ada empat OPD yang pengelolaan kearsipannya belum optimal.
Karena itulah, Pemkot Pekalongan berupaya memperkuat tata kelola pemerintahan melalui pengelolaan arsip yang profesional.
Hal tersebut disampaikan Wakil Wali Kota (Wawalkot) Pekalongan Hj Balgis Diab usai membuka kegiatan Sosialisasi Strategi Pengawasan Kearsipan Tahun 2025 di Ruang Jawa Hokokai Setda Kota Pekalongan, Rabu 26 Februari 2025.
Acara ini dihadiri oleh para sekretaris OPD, kasubag Umpeg dan arsiparis di lingkungan Pemkot Pekalongan.
Menurut Balgis, arsip bukan sekadar dokumen administratif, melainkan aset penting yang mendukung akuntabilitas dan transparansi pemerintahan.
Arsip yang dikelola dengan baik akan mempermudah pengambilan keputusan, penyusunan laporan, dan pertanggungjawaban di lingkungan pemerintahan.
pemBaca Juga: Pemkot Pekalongan Targetkan 27 Kelurahan Pintar untuk Pelayanan yang Lebih Efisien
“Harapan kami, melalui sosialisasi ini, seluruh OPD bisa meningkatkan nilai indeks kearsipan OPD-nya pada 2025 ini. Minimal dengan kategori Sangat Baik (BB). Jika sudah BB, ditingkatkan lagi ke Memuaskan (A) dan Sangat Memuaskan (AA),” tegas Balgis.
Balgis menekankan, peningkatan nilai indeks bukan sekadar soal angka, tetapi sebagai motivasi untuk mendorong kinerja OPD dalam mengelola kearsipan dengan lebih baik.
“Kita mulai lagi dari awal, maka butuh keseriusan, kerja sama, dan kolaborasi untuk mewujudkan sistem kearsipan yang lebih baik," serunya.
Untuk Indikator yang paling mudah diukur adalah perolehan nilai indeks.
Dengan melihat capaian tahun 2024 lalu, diharapkan OPD yang masih kurang bisa lebih terpacu dalam memperbaiki sistem kearsipannya.
Selain itu, Balgis juga mengingatkan masih adanya beberapa OPD yang belum memusnahkan arsip yang sudah tidak terpakai.
Menurutnya, arsip yang sudah saatnya dimusnahkan harus segera dihancurkan untuk mengurangi volume penyimpanan, tanpa perlu menunggu adanya renovasi bangunan atau perpindahan gedung.
Sebagai upaya modernisasi, Pemkot Pekalongan telah mengadopsi aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) untuk meningkatkan kelancaran persuratan dan kearsipan berbasis elektronik.
Aplikasi ini memfasilitasi pembuatan surat dan pengarsipan secara online yang terhubung langsung dengan pusat data nasional.
“Untuk bukti akuntabilitas kinerja kepala daerah, OPD harus menyerahkan arsip statis unggulan di masing-masing instansi," ucapnya.
Tahun 2025 ini, pengawasan arsiparis akan menggunakan instrumen dan objek baru agar pembinaan kearsipan lebih menyeluruh.
Tiap OPD diharapkan dapat mempersiapkan diri sebaik mungkin agar indeks kearsipan Kota Pekalongan semakin meningkat.
Sementara itu, Plt Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Dinarpus) Kota Pekalongan, Puji Winarti menjelaskan, pengawasan kearsipan dilakukan setiap tahun untuk menilai kesesuaian prinsip dan standar kearsipan dalam penyelenggaraan pemerintahan.
Dari hasil evaluasi tahun lalu, 3 OPD telah meraih nilai indeks kearsipan Sangat Memuaskan (AA), yaitu Setda, BKPSDM, dan Dinkes. Sementara OPD lainnya memperoleh kategori Memuaskan (A) dan Baik (B).
Kegiatan pengawasan akan berlangsung selama tiga bulan, mulai Maret hingga Mei 2025, mencakup 30 OPD, Unit Kearsipan (UK), dan 3 Unit Pengolah (UP).
Sasaran audit mencakup kinerja pengelolaan arsip dari tahap penciptaan hingga pemberkasan, serta implementasi SRIKANDI sebagai bagian dari transformasi digital kearsipan dalam Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Di akhir pengawasan, pihaknya akan menyampaikan Persetujuan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS) yang berisi temuan dan rekomendasi perbaikan sebelum diterbitkan Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI).
“Harapannya, langkah ini tidak hanya meningkatkan nilai indeks kearsipan, tetapi juga mewujudkan birokrasi yang lebih profesional dan pelayanan publik yang berkualitas,” pungkas Puji. (han/ida)
Editor : Ida Nor Layla